En el comercio exterior, la diferencia entre un despacho fluido y una cadena de costos invisibles suele estar en la calidad del servicio de agenciamiento aduanero. En términos simples, un agente de aduanas gestiona, en nombre del importador o exportador, el cumplimiento de normas y procedimientos para que la mercancía cruce fronteras de forma legal, segura y oportuna. Pero el “qué incluye” no debería quedarse en generalidades:
- Planificación previa al arribo: revisión de documentos, validación de partidas arancelarias (SA/HS) y coordinación con transporte y almacén/deposito temporal.
- Numeración y canal: preparación del expediente para minimizar observaciones y llevar el control de hitos (numeración, canal, aforo/inspección, levante).
- Gestión de pagos y liberación: cálculo de tributos, derechos y servicios; coordinación de pagos/desembolsos cuando corresponda; seguimiento hasta el retiro.
- Trazabilidad y reportes: visibilidad del estado de cada envío con alertas ante desvíos; tableros con tiempos promedio y porcentaje de incidencias.
- Asesoría técnica: soporte en clasificación arancelaria, requisitos por tipo de mercancía, licencias y permisos sectoriales.
Un buen proveedor no se limita a “presentar documentos”; opera con estándares, SLA y métricas: tiempo de numeración, tiempo a canal, tasa de rectificaciones, tasa de aforos con observación, tiempos a levante, minutos de espera en retiro y puntualidad de entrega. Cuando esas métricas se revisan periódicamente con el cliente, la curva de aprendizaje se acelera y los costos colaterales tienden a bajar.
Documentación impecable: factura comercial, packing list y código SA/HS
El 80% de los contratiempos nace en la documentación. La factura comercial y el packing list deben coincidir en descripciones, cantidades, pesos, INCOTERM y valores. Además, la partida arancelaria (SA/HS) tiene implicancias directas en tributos, restricciones y controles. Por eso, un servicio de agenciamiento aduanero sólido incluye:
- Pre-chequeo de factura y packing: descripciones claras y consistentes, unidades y totales alineados, y correspondencia con el contrato o la orden de compra.
- Clasificación arancelaria con sustento: notas explicativas, antecedentes de clasificación y, si aplica, consultas previas.
- Prueba de origen y licencias: cuando el producto busca trato preferencial por acuerdo comercial, o requiere permisos sanitarios o sectoriales.
- Etiquetado y marcaje: anticipación de requisitos locales (rotulado, idioma, información mínima), evitando re-trabajos al momento del retiro.
La estandarización es clave. Las empresas que migran a listas maestras de productos con partidas validadas y descripciones modelo reducen errores y tiempos de revisión. No se trata de llenar carpetas, sino de predecir dónde aparecen los errores típicos y desactivarlos antes del arribo.
Incoterms, roles y pagos: ¿quién hace qué, cuándo y cómo?
Los INCOTERMS determinan la distribución de riesgos y costos entre comprador y vendedor, pero en la práctica también influyen en quién contrata el agente, quién paga derechos y servicios, y quién coordina el transporte y el seguro. Un agente competente traduce el INCOTERM a tareas concretas:
- FOB/CFR/CIF: el importador suele asumir despacho en destino, tributos y retiro del depósito temporal; el agente coordina numeración, canal, aforo y levante.
- DDP: mayor responsabilidad del vendedor en tributos y entrega; el agente puede actuar a nombre del vendedor en destino, con poderes y documentación en regla.
- EXW/FCA: el importador asume gran parte del control; el agente necesita coordinación previa con transporte internacional y seguro para no duplicar esfuerzos.
Esta claridad evita “zonas grises” que detonan costos de almacenaje, demoras o detenciones por documentos incompletos. Un servicio de agenciamiento aduanero orientado a resultados siempre aterriza el INCOTERM en un RACI (responsable, aprobador, consultado, informado) por hito: numeración, pago de tributos, coordinación de aforo, retiro y entrega.
Aforo, canales y liberación: ¿qué esperar en importación y exportación?
En importación, el proceso típico involucra numeración, asignación de canal (verde/amarillo/rojo), eventuales aforos documentales o físicos y el levante. En exportación, los hitos giran alrededor de la declaración de exportación, el cumplimiento de requisitos sectoriales, el ingreso a terminal y la zarpe-window. En ambos casos, un agente que domina la operativa:
- Se anticipa a canal: si el producto suele caer en amarillo/rojo, prepara evidencia y justificaciones antes del arribo.
- Coordina con depósito temporal/almacén y transporte: agenda ventanas, asegura documentación de retiro y minimiza esperas y reintentos.
- Escala con criterio: define umbrales de tiempo para activar planes B (unidades extra, ventanas ampliadas, priorización de andenes).
Aquí es donde la experiencia de operadores logísticos con cultura de procesos aporta valor real. Organizaciones con más de tres décadas en el manejo de alimentos no perecibles, granos y cadenas sensibles, como ATSAC, surgida en Trujillo bajo el paraguas del Grupo TRC, han perfeccionado la coordinación agente–almacén–transporte para capear picos estacionales sin sacrificar la continuidad. Esa madurez reduce el desgaste operativo y protege la reputación del importador/exportador en su propia cadena.
Casos y aprendizajes operativos (granos, avicultura y alimentos no perecibles)
En campañas con picos marcados, por ejemplo, granos estacionales o repuntes en la cadena avícola, la coordinación fina entre agente, depósito temporal, almacén y transporte es decisiva. Buenas prácticas que han probado su valor:
- Plan de capacidad previo a temporada: dotación pre-entrenada, turnos extendidos y mantenimiento preventivo de equipos en almacén.
- Secuenciación por prioridad: productos sensibles primero, cargas de alta rotación en franjas dedicadas; esto preserva el throughput total.
- Empaque y paletización consciente: alturas uniformes, flejado consistente y códigos legibles reducen incidencias y aceleran aforos físicos.
- Rondas de calidad documental antes del arribo: evitar rectificaciones por descripciones ambiguas o códigos HS inconsistentes.
Estos aprendizajes, cuando se convierten en estándar, se reflejan en KPIs: menos horas de almacenaje por envío, menor tasa de observaciones y mejor puntualidad de entrega al destino final.
Agencia aduanera, ATSAC
Contratar un servicio de agenciamiento aduanero no es comprar un trámite: es incorporar un eslabón crítico de aseguramiento operativo. La combinación de documentación impecable, trazabilidad en tiempo real, métricas claras y cultura de cumplimiento define si una importación o exportación llega a tiempo y al costo esperado. La experiencia de actores con más de treinta años en la cadena logística peruana, como ATSAC, nacida en Trujillo bajo el paraguas del Grupo TRC y enfocada en eficiencia, calidad y seguridad para sectores exigentes como granos, avicultura y alimentos no perecibles, muestra el estándar que debería pedirse a cualquier proveedor: procesos escritos que se cumplen, evidencias verificables y capacidad de escalar en temporada alta. Al evaluar opciones con el checklist anterior y exigir KPIs periódicos, las empresas transforman el servicio de agenciamiento aduanero en una ventaja competitiva: menos sorpresas, menos costos ocultos y más continuidad. Contacta con nosotros haciendo Clic Aquí o llamando al +51 945 263 030. También puedes escribirnos comercial@almaceneratrujillo.com.pe. Contamos con una infraestructura robusta en Lima, Trujillo y Paita, diseñada para satisfacer las necesidades más exigentes de almacenamiento. Servimos al mundo con integridad.
