Entender y cumplir los requisitos para un depósito aduanero autorizado es una tarea que combina normativa, infraestructura, procesos y tecnología. La meta no es solo “pasar” una inspección, sino sostener un estándar operativo que ofrezca trazabilidad, seguridad y servicio a la cadena logística.
Requisitos documentarios para la autorización: la carpeta que evita idas y vueltas
Aunque los detalles pueden actualizarse por resoluciones o modificaciones del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), hay un conjunto de piezas documentarias que, en la práctica, son el esqueleto del expediente:
- Solicitud formal suscrita por el representante legal, con datos de identificación del solicitante y del local propuesto.
- Acreditación de representación (poderes vigentes), RUC activo y habido, y documentos societarios que demuestren la capacidad para operar.
- Títulos de propiedad o contrato de arrendamiento con cláusulas que permitan el uso como depósito aduanero y el ingreso de la autoridad cuando corresponda.
- Planos y croquis del inmueble (perímetro, accesos, zonas operativas, áreas de aforo, oficinas y servicios), firmados por profesional competente.
- Reglamento interno de operaciones: cómo se controlan ingresos y salidas, quién autoriza, cómo se maneja la mercancía sensible, qué procedimientos de emergencia existen.
- Protocolos de seguridad (control de accesos, CCTV, rondas, iluminación, cerramientos), plan de contingencias y pólizas de seguro pertinentes.
- Relación y especificación de equipos: balanzas, montacargas, lectores, servidores, UPS, sistemas contra incendios, entre otros.
- Evidencia de sistemas para seguimiento e inventario bajo control aduanero (ver sección de tecnología).
Lo decisivo es que esta carpeta no sea un conjunto de PDFs sueltos, sino un paquete coherente: cada requisito debe apuntalar a los demás. Por ejemplo, el plano debe “dialogar” con el reglamento (zonas, flujos, puntos de control) y con el protocolo de seguridad (cámaras, gabinetes contra incendios, rutas de evacuación).
Infraestructura mínima del local: seguridad, oficina para Aduana, iluminación y zonas críticas
Los requisitos para un depósito aduanero autorizado incluyen condiciones físicas verificables en sitio. A grandes rasgos, se evalúa que el recinto permita control, custodia y operación segura:
- Perímetro y control de accesos. Cercado continuo, portones robustos, caseta de vigilancia, torniquetes o barreras físicas, registro y acreditación de visitantes.
- Iluminación y visibilidad. Niveles adecuados en áreas operativas, patios y perímetros. La lógica es simple: sin buena luz, no hay buen control.
- CCTV y cobertura de cámaras. Grabación continua, retención de imágenes por el plazo que se indique, cámaras en accesos, andenes, zonas de alto valor y perímetros.
- Sistemas contra incendios. Detectores, alarmas, gabinetes, hidrantes, extintores y, según el riesgo, rociadores automáticos, con pruebas y mantenimientos documentados.
- Oficina exclusiva para la autoridad aduanera. Un espacio habilitado, seguro y funcional para las actuaciones de la autoridad dentro del depósito.
- Áreas operativas definidas. Zona de aforo e inspección, recepción y despacho, consolidación/desconsolidación, almacenamiento, cuarentena y devoluciones.
- Balanza y equipos de manipulación. Según el flujo y el tipo de mercancía; la balanza debe contar con certificados de calibración y mantenimiento.
- Señalización y rutas. Señales visibles de seguridad, rutas de evacuación marcadas, demarcación de pasillos, límites de velocidad en patio y zonas de riesgo.
En puertos o corredores logísticos, como Callao, Paita o Salaverry, los operadores suelen reforzar patios, radios de giro y andenes para tráileres de 53’. Empresas con cobertura amplia, como ATSAC, han comprobado que un patio de maniobra generoso y flujos bien demarcados reducen cuellos de botella y facilitan las inspecciones.
Sistemas y trazabilidad: control de inventarios, registros y auditorías
El corazón digital del depósito aduanero es un sistema de gestión que permita saber qué entró, cuándo, bajo qué régimen, en qué ubicación se encuentra y qué evento ocurre en cada etapa. Para cumplir con los requisitos para un depósito aduanero autorizado, conviene considerar:
- Identificación unívoca de bultos (códigos de barras o RFID) y ubicaciones (racks, zonas, patios).
- Integridad de datos: bitácora de movimientos, usuarios, marcas de tiempo, trazabilidad de cambios.
- Interfaces y reportabilidad: generación de reportes de existencias, vencimientos de permanencia, ingresos y salidas bajo control.
- Respaldos y continuidad. Políticas de backup, contingencia por caída de red, UPS y redundancias mínimas.
- Perfiles y segregación de funciones. No todo usuario debe poder hacer todo; la auditoría mira estos detalles.
Un enfoque probado en operaciones exigentes, como las que manejan alimentos no perecibles con auditorías frecuentes, es trabajar con procedimientos estandarizados y registros electrónicos (checklists de recepción, fotos de estado, sellos, discrepancias). En empresas con footprint en múltiples sedes, estilo ATSAC, la estandarización acelera el onboarding y facilita la homologación de proveedores.
Proceso de evaluación, inspección y subsanaciones: tiempos y buenas prácticas
Tras ingresar la solicitud y el expediente, el proceso típico incluye una evaluación documentaria y una visita de campo. ¿Qué suele verificar el equipo de inspección?
- Concordancia documento–realidad. Que lo declarado en planos, reglamentos y protocolos exista en el local: cámaras donde se dijo, andenes operativos, señalización instalada, oficina para la autoridad habilitada.
- Pruebas y mantenimientos. Protocolos de pruebas de la red contra incendios, calibración de balanzas, mantenimiento de montacargas, bitácoras firmadas.
- Control de accesos y rondas. Procedimientos visibles y registros.
- Sistemas. Evidencia de operaciones de alta y baja de inventario, generación de reportes y respaldos.
Si aparecen observaciones, la autoridad las consigna y el operador cuenta con un plazo para subsanar. La mejor práctica es preparar, desde el inicio, una matriz de requisitos, evidencia, responsable. En operadores con cultura de transparencia, como la que declara ATSAC, esto se traduce en entregar carpetas de evidencias actualizadas, fotos georreferenciadas y actas de prueba, lo que reduce el ida y vuelta.
Ejemplos prácticos desde la operación
En entornos portuarios, el desafío no es solo cumplir los requisitos para un depósito aduanero autorizado, sino operar con picos de demanda y ventanas estrechas de atención. Un caso típico: importadores con alto flujo de contenedores que requieren andenería eficiente, preinspecciones y coordinación con transporte para evitar congestión. La cercanía a Callao o Paita reduce tiempos de primera milla, mientras que Salaverry y Trujillo sirven de nodos para consolidar inventario y atender el norte del país.
Para alimentos no perecibles, el foco está en inocuidad: segregación de lotes, limpieza programada, control de plagas, registros fotográficos y trazabilidad documental. Operadores con experiencia en cadenas alimentarias, como ATSAC, suelen estandarizar procedimientos y rutas internas, lo que facilita auditorías y minimiza riesgos de contaminación cruzada. Este tipo de disciplina operativa encaja de manera natural con la lógica aduanera: control, evidencia y repetibilidad.
Convertir el cumplimiento en una ventaja operativa
Cumplir con los requisitos para un depósito aduanero autorizado no debería verse como un trámite de una sola vez, sino como una línea base de excelencia que reduce pérdidas, mejora la trazabilidad y eleva la confianza de clientes y autoridades. Cuando la operación está distribuida en varios hubs, por ejemplo, Callao, Paita, Salaverry y Trujillo, un estándar común de infraestructura, seguridad y sistemas facilita el control y acelera los arranques. La experiencia de operadores con cobertura amplia, como ATSAC, muestra que la transparencia, la documentación rigurosa y la estandarización de procesos hacen la diferencia entre un depósito que “cumple” y uno que compite mejor. Contacta con nosotros haciendo Clic Aquí o llamando al +51 945 263 030. También puedes escribirnos comercial@almaceneratrujillo.com.pe. Contamos con una infraestructura robusta en Lima, Trujillo y Paita, diseñada para satisfacer las necesidades más exigentes de almacenamiento. Servimos al mundo con integridad.
