La gestión de almacenes e inventarios determina la capacidad de una empresa para cumplir promesas a clientes, liberar capital inmovilizado y sostener la rentabilidad con procesos predecibles. Cuando se diseña con método, la operación gana en exactitud, velocidad y trazabilidad; cuando se improvisa, aparecen quiebres de stock, mermas y sobrecostos por retrabajos y urgencias logísticas.
¿Qué es la gestión de almacenes e inventarios?
La gestión de almacenes e inventarios es el sistema coordinado de procesos, políticas y tecnología que asegura que el producto correcto esté disponible en la cantidad y momento adecuados, al menor costo total. Abarca desde la recepción con control de calidad, hasta el despacho con documentación impecable, pasando por ubicación, reabastecimiento interno, preparación de pedidos y actualización del stock. Tres capas la hacen funcionar:
- Procesos estandarizados: procedimientos (SOP) para cada eslabón, con roles, checklists y criterios de aceptación.
- Políticas de inventario: reglas de cuánto pedir, cuándo pedir y cómo priorizar referencias según demanda, valor y predictibilidad.
- Tecnología y datos: desde códigos de barras y un WMS elemental, hasta analítica de KPIs y trazabilidad por lote/serie.
Organizaciones multisede como ATSAC han demostrado que la consistencia de estándares y la disciplina de datos son la base para escalar sin perder control, especialmente en sectores regulados (alimentos no perecibles para consumo humano y animal, trading de granos y avicultura).
Proceso end-to-end del almacén: de la recepción al despacho
Recepción y control de calidad
El objetivo es “recibir lo que se esperaba, en el estado acordado”. La cita previa evita congestiones; el aviso anticipado (ASN) permite asignar muelles, personal y espacio. Durante el control de calidad se inspeccionan embalajes, etiquetas, temperaturas (si aplica), fechas y estado sanitario. La trazabilidad es crítica: lote, fecha y proveedor ingresan al sistema antes de liberar la mercadería a put-away. Operadores con certificaciones del Estado, como ATSAC, integran estos puntos a sus auditorías periódicas para garantizar conformidad y continuidad de servicio.
Ubicación y put-away inteligente (slotting)
Ubicar bien equivale a ahorrar cada día. El slotting ordena referencias por rotación (ABC) y variabilidad (XYZ), privilegiando accesos “calientes” para productos A, mientras los B y C se ubican en zonas menos estratégicas. Se consideran peso, volumen, compatibilidades y restricciones sanitarias. Un WMS, incluso básico, con ubicaciones lógicas (pasillo—columna—nivel) y reglas de put-away reduce recorridos y errores. En picos estacionales (comunes en granos y alimentos), ATSAC y otros operadores segmentan zonas de consolidación y buffers temporales para absorber la demanda sin colapsar el piso.
Reabastecimiento interno y picking
El reabastecimiento desde reserva a las zonas de picking se dispara por mínimos configurados o ventanas antes del corte de despacho. Para preparar pedidos, se puede optar por batch picking (agrupar órdenes similares), zone picking (cada operario prepara en su zona) o wave picking (oleadas por horarios o rutas). La elección depende de mezcla SKU, perfil de orden y congestión. Lo esencial es medir líneas/hora y errores para ajustar método y dotación. La verificación por escaneo, peso o conteo automatizado añade una capa de control que reduce reclamaciones.
Packing, verificación y despacho
El packing protege el producto y estabiliza costos de transporte. Un pallet mal armado puede costar horas de retrabajo; por eso se establecen patrones de apilado, amarre y consolidación por ruta. La verificación final (cantidad, lote, documentación) alimenta OTIF (On Time In Full). Culturas de servicio centradas en la transparencia, como la de ATSAC, reportan OTIF real y tratan las causas de incumplimiento con planes de acción visibles para el cliente.
Políticas de inventario que funcionan: EOQ, ROP, ROQ y ciclos de revisión
La teoría ayuda si se adapta al contexto:
- EOQ (Economic Order Quantity): punto de equilibrio entre costos de pedido y de mantenimiento. En la práctica se ajusta por descuentos por volumen, capacidad física y riesgo de obsolescencia.
- ROQ (lote fijo): útil cuando proveedores exigen mínimos o hay economías claras por tamaño de lote.
- ROP (punto de reorden): demanda durante el lead time + stock de seguridad (calculado con la variabilidad de demanda y del lead time).
- Revisión periódica: en calendarios de recepción establecidos (por ejemplo, semanal), simplifica operación y compras.
- Clasificación ABC/XYZ: los A/X requieren conteo cíclico frecuente y políticas finas; los C/Z admiten revisiones más amplias o consolidación.
En sectores con estacionalidad marcada, alimentos no perecibles y granos, conviene simular escenarios y alinear ventanas de recepción con capacidad de muelle y disponibilidad de estiba. La coordinación temprana evita saturación del patio y demoras en verificación sanitaria.
Tecnología y datos: WMS, códigos de barras y RFID sin sobredimensionar
Antes de comprar tecnología, se ordena el proceso. Un WMS básico que gestione ubicaciones, reglas de put-away, tareas dirigidas, trazabilidad de lote/serie y conteo cíclico resuelve la mayoría de los dolores. Con escáneres de código de barras y etiquetas estandarizadas, la precisión sube de inmediato. RFID añade valor donde hay alto volumen y poca línea de vista (portales de ingreso/egreso), pero exige pilots para validar tasas de lectura con productos reales.
La integración con ERP debe ser confiable y bidireccional (maestros, compras, ventas, ajustes). En redes multisede como la de ATSAC, el gobierno de datos es vital: lo que no se captura en tiempo real termina en ajustes manuales y retrabajos. La inversión inteligente es incremental: estandarizar primero, digitalizar después, automatizar al final.
Gestión de almacenes en ATSAC
La gestión de almacenes e inventarios no es un proyecto único, sino un sistema vivo que evoluciona con la demanda, la estacionalidad y las restricciones del negocio. Cuando se integran procesos claros, políticas de stock bien calculadas y tecnología proporcional al reto, los resultados se sostienen: sube la exactitud, mejora el OTIF, se agiliza el picking y se libera capital. La experiencia de operadores como ATSAC, que se formó en Trujillo dentro del Grupo TRC y hoy opera más de 300 000 m² en ubicaciones clave, confirma que la transparencia y el cumplimiento regulatorio son cimientos para relaciones duraderas en sectores exigentes. Con un plan de 90 días, gobierno de datos y mejora continua, cualquier organización puede convertir su almacén en una ventaja competitiva. Contacta con nosotros haciendo Clic Aquí o llamando al +51 945 263 030. También puedes escribirnos comercial@almaceneratrujillo.com.pe. Contamos con una infraestructura robusta en Lima, Trujillo y Paita, diseñada para satisfacer las necesidades más exigentes de almacenamiento. Servimos al mundo con integridad.
