El almacenamiento de mercancías es una función crítica en la cadena de suministro, que va más allá de conservar productos en un espacio físico. Involucra procedimientos técnicos, estándares de seguridad y un marco legal exigente que toda empresa debe cumplir para operar con eficiencia y dentro de la legalidad. En este contexto, surge una pregunta clave: ¿cómo garantizar el cumplimiento de normativas en el almacenamiento de mercancía?
¿Por qué es vital cumplir las normativas en el almacenamiento?
Cumplir con las normativas no solo es una obligación legal, sino también una garantía de seguridad para los trabajadores, calidad del producto, sostenibilidad operativa y confianza del cliente. Las regulaciones aplican tanto a infraestructuras físicas como a procesos operativos y sistemas de gestión.
En Perú, por ejemplo, el marco legal incluye normas de Defensa Civil, INDECI, DIGESA, SENASA y SUNAT, dependiendo del tipo de mercancía almacenada. En alimentos, productos químicos o farmacéuticos, los requisitos se vuelven aún más estrictos. No cumplir con estos estándares puede derivar en sanciones económicas, clausuras, pérdida de licencias, deterioro del producto o incluso riesgos para la salud pública.
Principales normativas que rigen el almacenamiento de mercancía
Entender cómo garantizar el cumplimiento de normativas en el almacenamiento de mercancía requiere, en primer lugar, identificar las leyes y regulaciones aplicables según el tipo de producto y el sector industrial involucrado. En Perú, la normativa se articula en múltiples niveles: seguridad, sanidad, aduanas, medio ambiente y estándares internacionales.
Normas de seguridad industrial y protección civil
La seguridad en almacenes está regulada por disposiciones como el Reglamento Nacional de Edificaciones, los lineamientos del INDECI (Instituto Nacional de Defensa Civil) y normas sectoriales del Ministerio de Trabajo. Estas incluyen la instalación de sistemas contra incendios, salidas de emergencia debidamente señalizadas, ventilación natural o forzada, resistencia estructural y la capacitación del personal en evacuación y uso de equipos de emergencia. Los almacenes deben cumplir con inspecciones periódicas y tener sus certificados de Defensa Civil vigentes.
Normativas sanitarias (DIGESA y SENASA)
Para productos alimenticios, farmacéuticos o de origen animal, se exige cumplir con condiciones de almacenamiento que aseguren la inocuidad del producto. Esto incluye control de temperatura y humedad, trazabilidad del lote, rotación (sistema PEPS), monitoreo de plagas, limpieza frecuente y registros documentados de cada proceso. DIGESA regula los alimentos procesados, mientras que SENASA supervisa productos agropecuarios. Ambas entidades pueden realizar auditorías en cualquier momento y retirar licencias si se incumplen los requisitos sanitarios.
Regulación aduanera (SUNAT)
Los depósitos temporales y aduaneros están sujetos al control de la SUNAT, que exige una rigurosa trazabilidad documental. Solo personal autorizado puede ingresar a estas áreas, y todos los movimientos deben quedar registrados en sistemas integrados. Se aplican tecnologías de control como lectores de códigos de barras, CCTV y plataformas electrónicas de control logístico. El incumplimiento puede derivar en sanciones o suspensión de actividades.
Normas ambientales
El almacenamiento también debe respetar normas ambientales, especialmente si se trata de productos químicos, inflamables o contaminantes. Se deben implementar sistemas de contención secundaria, manejo adecuado de residuos, ventilación especializada, uso de materiales no reactivos y planes de emergencia frente a derrames o emisiones. Además, es obligatorio contar con permisos ambientales vigentes y realizar reportes periódicos ante el Ministerio del Ambiente.
Normas técnicas internacionales (ISO, HACCP, BPM)
La adopción de normas internacionales eleva el estándar de cumplimiento. ISO 9001 (calidad), ISO 14001 (gestión ambiental), ISO 45001 (seguridad y salud ocupacional) son las más comunes. En industrias alimentarias, se suman HACCP y Buenas Prácticas de Manufactura (BPM), que exigen control de puntos críticos, manuales operativos, trazabilidad y validación de procesos. Estas normas no solo mejoran la gestión, sino que son requeridas por clientes internacionales para mantener relaciones comerciales.
Evaluación de riesgos y planificación preventiva
Para garantizar el cumplimiento de las normativas en el almacenamiento de mercancías, toda empresa debe comenzar con una evaluación de riesgos minuciosa. Esta fase permite identificar todos los factores que pueden comprometer la seguridad, calidad del producto y eficiencia operativa. Entre los riesgos más comunes se encuentran:
- Derrames o contaminación cruzada: estos pueden producirse por fugas de productos líquidos, contacto entre sustancias incompatibles o fallas en el almacenamiento segregado. Para prevenirlos, se recomienda una zonificación clara del almacén, uso de bandejas de contención, identificación visual de sustancias y control riguroso del inventario.
- Riesgo eléctrico o estructural: incluye conexiones defectuosas, sobrecargas, fallas en la ventilación o estructuras debilitadas. La solución pasa por inspecciones periódicas, certificación de instalaciones eléctricas y refuerzo estructural según el peso máximo permitido.
- Congestión operativa y falta de ventilación: una mala distribución de mercancía puede bloquear rutas de evacuación, disminuir la eficiencia del trabajo y aumentar la temperatura interna. Se deben definir flujos logísticos eficientes, mantener pasillos despejados y garantizar una adecuada circulación de aire.
- Presencia de materiales inflamables sin protocolos claros: la falta de control sobre productos peligrosos puede derivar en incendios o reacciones químicas. Por ello, es vital contar con zonas específicas para su almacenamiento, señalización visible, sensores de humo y control de temperatura.
Planificación preventiva: clave para evitar incidentes
Una vez evaluados los riesgos, se deben tomar medidas preventivas estructuradas que incluyan inversiones, procedimientos, capacitaciones y sistemas de monitoreo. Algunos aspectos claves de esta planificación incluyen:
- Infraestructura adecuada: adaptar las instalaciones a las características de los productos almacenados, con pisos resistentes, techos bien ventilados, sensores ambientales y señalización estandarizada.
- Equipos certificados y específicos: desde estanterías hasta sistemas de control de temperatura, cada elemento del almacén debe contar con la validación correspondiente para su uso en industrias reguladas.
- Implementación de sistemas de detección y alarma: sistemas de alerta temprana, como detectores de gas, humo o calor, permiten actuar de forma inmediata y evitar consecuencias mayores.
- Mantenimiento correctivo y preventivo: establecer cronogramas de mantenimiento de equipos, estructuras y vehículos de carga para evitar fallos inesperados.
- Protocolos internos normalizados: toda empresa debe contar con procedimientos escritos para situaciones como fugas, incendios, cortes eléctricos o eventos naturales. Estos deben ser conocidos por todo el personal.
- Capacitación y simulacros periódicos: entrenar al personal en prácticas de seguridad, primeros auxilios y evacuación fortalece la cultura preventiva y mejora la reacción ante emergencias reales.
- Documentación y mejora continua: llevar un registro actualizado de incidentes, mantenimientos, auditorías internas y acciones correctivas. Esto permite corregir fallas y demostrar cumplimiento ante inspecciones externas.
Tecnología y trazabilidad: aliados del cumplimiento
Una de las herramientas más eficaces para garantizar el cumplimiento de normativas en el almacenamiento de mercancías es la implementación tecnológica. Hoy en día, los sistemas avanzados como los WMS (Warehouse Management System), sensores conectados mediante IoT (Internet of Things), cámaras de vigilancia inteligente, sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID) y software de trazabilidad, no solo optimizan la operación diaria, sino que también facilitan el cumplimiento de requisitos legales y técnicos.
- Monitoreo de condiciones ambientales en tiempo real: sensores especializados permiten mantener controlada la temperatura, humedad y calidad del aire en zonas sensibles, como cámaras de frío o áreas de productos químicos. Esto garantiza que las mercancías se conserven en condiciones adecuadas durante todo el periodo de almacenamiento.
- Gestión de accesos y zonas restringidas: el uso de tarjetas electrónicas, lectores biométricos y registros de entrada-salida ayuda a controlar quién tiene acceso a determinadas áreas del almacén. Esta información puede cruzarse con datos del WMS para detectar irregularidades o accesos no autorizados.
- Trazabilidad total de cada unidad de producto: a través de códigos QR, etiquetas RFID o registros digitales, se puede seguir el recorrido exacto de un lote desde su recepción hasta su salida. Esto es esencial en sectores como el alimentario, farmacéutico o de productos perecibles, donde las auditorías exigen información precisa sobre el manejo del inventario.
- Generación automática de reportes de cumplimiento: los sistemas modernos permiten configurar alertas, reportes y notificaciones ante cualquier desviación de parámetros críticos. Además, facilitan la preparación de documentación exigida por los entes reguladores, evitando errores humanos y reduciendo tiempos administrativos.
- Prevención de pérdidas o deterioros: gracias a la inteligencia artificial y el análisis predictivo, algunos sistemas pueden alertar sobre condiciones que podrían derivar en fallas en el almacenamiento, como variaciones anómalas de temperatura, exceso de inventario en ciertas zonas o presencia de humedad.
En sectores altamente regulados, como alimentos, farmacéuticos, químicos o productos electrónicos, la trazabilidad no es solo una recomendación, sino un requisito indispensable. Poder demostrar mediante registros fehacientes que una mercancía fue almacenada en condiciones óptimas, manipulada por personal autorizado y entregada dentro del marco legal vigente, no solo evita sanciones, sino que refuerza la confianza del cliente y de las autoridades.
Garantiza el cumplimiento de normativas de almacenamiento
Entender cómo garantizar el cumplimiento de normativas en el almacenamiento de mercancía es indispensable para cualquier empresa que maneje productos en grandes volúmenes o con alto valor regulatorio. No se trata solo de evitar sanciones, sino de proteger la integridad del producto, la salud de las personas y la reputación de la marca.
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